申请企业邮箱需要什么(申请企业邮箱必备条件大盘点)

申请企业邮箱需要什么(申请企业邮箱必备条件大盘点)

企业邮箱已成为现代办公的必须工具之一，不仅简化了邮件的收发与管理，更在员工协同和客户沟通方面发挥了重要作用。尤其是在新冠疫情的背景下，企业对远程协同工具依赖更加重要。本文章将分享企业邮箱的相关知识和申请条件，帮助企业快速制定适合自身企业的申请计划。

申请条件大盘点

通常来说，企业邮箱的申请过程不需要花费很多时间，大多数邮箱提供商都提供免费试用期。但同时，建立一个完整的企业邮箱系统还需要了解如下事项以及进行准备：

1.

租用域名

企业需要拥有一个属于自己的域名，这样才能给员工分配对应的邮箱地址。例如，在得到域名xxx.com后，企业可以将邮箱地址设置为sale@xxx.com等。如果企业没有自己的域名，也可以到DNS解析商处购买。

2.

实名认证

很多邮箱提供商要求进行实名认证，所以企业必须具备一个正式的营业执照，才能进行邮箱申请。实名认证过程通常不会耗费太多时间。

3.

邮箱容量

企业电子邮件的存储容量是非常重要的，华丽的企业形象需要一个合适的邮箱容量来维护。同时，业务容量通常应该与人员规模和业务量匹配。

选择邮箱提供商

有很多邮箱提供商在市场上提供服务，企业可以根据自己的需求选择合适的。免费邮箱商往往限制了容量和额外功能，收费配套往往更加完整和灵活。

通常而言，企业需要考虑的要素有：

1.

稳定性和安全性

企业对电子邮件通信的保密性、稳定性、流畅性都有较高的要求。特别是对于银行、金融机构、律师事务所等行业，安全防护往往也是考虑的重要方面之一。

2.

容量大小和价格

全网搜索一遍，看看哪家企业邮箱容量和价格适合自己的企业规模最好，需要的附加功能是否齐全。

3.

操作友好程度

部分企业邮件系统的UI界面十分冗杂和难用，效率就很难提升。如果可以试用，一定要亲自操作探究。

为员工分配账号和权限

企业管理员可以为员工创建企业邮箱账号，并设置不同的权限，以便管理员对员工的邮件进行有效管理和监控。

为员工分配企业邮件账号，一般需要包含以下步骤：

1.

为员工创建企业邮箱账号，最好和员工账号实名认证一致。

2.

设定每个员工的邮箱容量，并为不同的岗位设置不同的容量大小。

3.

为员工设置邮箱密码和绑定手机，以确保邮箱的安全性。

4.

为员工分配相应的收发邮件权限和管理员权限，便于管理员进行管理和监控。

邮箱申请后续操作

建立企业邮箱之后，企业管理员需要及时进行相关的配置和管理，以确保邮箱的安全和正常使用。主要的后续操作包含以下步骤：

1.

商品审查邮件。

企业管理员可以设置企业邮箱对所有员工的邮件进行监控，并针对敏感信息内容做出警示和提示，保护企业的商业机密。

2. 制定合规规范

企业管理员还需要制定合适的邮箱使用规范，明确员工使用企业邮箱的规范和流程，协助企业有效管理企业邮件。

3.

数据备份与恢复

由于邮件管理工作中较爲繁琐，所以企业管理员需要及时备份企业邮件内容，以便恢复或追溯，减少企业数据丢失的风险。

4. 邮箱升级扩容

如果企业邮件用量增大，管理员需要考虑制定升级和扩容方案，以确保企业邮箱不会因为容量不足而无法正常使用。

建立企业邮箱，对于企业来说是必要的，但是具体的申请过程和管理工作需要关注，并在企业内部制定相关规范和流程。选择适合自己的邮箱提供商和合理的容量大小可以大大提高工作的效率。最后，企业邮箱的安全性、稳定性和流畅性是需要企业管理员始终关注和管理的重点。